De todos os momentos e fases de um projeto de inovação, certamente o início é o que gera maior ansiedade, principalmente para quem está começando. “Por onde começar? O que fazer primeiro? Como não perder tempo com atividades inúteis? Como criar união e alinhamento entre a equipe de projeto?” Existem inúmeras ferramentas para se inicar um projeto, mas na live|work criamos (e usamos bastante) uma que eu particularmente gosto muito e, por isso, decidi compartilhar com vocês.
Quando damos o kick-off em um projeto e definimos qual o desafio junto com nosso cliente, nossa primeira reação é fazer uma discussão em equipe para avaliar o que já sabemos sobre o cenário para o qual vamos projetar e quais nossas experiências relacionadas a isso. Fazemos isso como uma ‘externalização’ da informação pois é importante que todos os envolvidos no projeto consigam tirar de suas mentes e compartilhar com os outros tudo que pensam a respeito do cenário para o qual vamos projetar e sobre o desafio em questão
Para fazer isso de uma maneira rápida e organizada, criamos na live|work uma ferramenta chamada Matriz CSD. Muito simples, trata-se de um painel com três categorias: certezas, suposições e dúvidas. Nas certezas colocamos tudo o que nos parece ser verdade absoluta, uma decisão que deve vir de comum acordo entre os participantes. Nas dúvidas posicionamos o que não sabemos mas possivelmente gostaríamos de saber sobre o projeto e seu tema: pessoas, motivações, desejos, objetos, processos, uso, negócio, passado, presente, tendências, etc. Tudo vale! Muitas vezes existem divergências de opiniões, e o que seria certeza acaba ficando em suposições até que se prove o contrário. O campo suposições, é, na verdade, uma grande área de escape, que evita discussões demoradas e inúteis e nos permite avançar na externalização das informações. O importante nesse caso é que tudo que foi discutido esteja no espaço compartilhado e que todos consigam visualizar tudo o que foi discutido ao final da reunião. Não é sobre a ‘suposição’ devia estar na ‘certeza’ ou qualquer outro tipo de discussão dessas, mas sim sobre ter a informação ali, disponível.
Ao final dessa primeira discussão, temos uma ideia bem clara do que todos, juntos, sabemos e não sabemos sobre o assunto e podemos agora partir para a coleta de informações seguinte – seja ela uma desk-research, uma saída de campo, um mapeamento de ecologia ou qualquer outra atividade em busca de insights. O importante é que agora, após a criação da Matriz CSD, podemos decidir mais facilmente o que gostaríamos de saber, o que é fundamental conhecer e o que não nos interessa, além de definir onde e como obter cada tipo de informação que nos falta para avançar no projeto. A Matriz CSD pode e deve permanecer presente durante todo o projeto, sendo revisada e constantemente atualizada para que as dúvidas desapareçam (ou sejam re-alimentadas) e as certezas se multipliquem.
Na próxima vez que você iniciar um projeto, seja lá do que for, tente utilizar essa matriz. Com certeza vai ajudar você a tirar muita informação da sua equipe, e se questionar sobre coisas que talvez não passariam pela sua cabeça não fosse a quantidade de informação já exposta visualmente. Além disso, caso possível, repasse essas dúvidas e certezas com seu cliente e usuários, com certeza eles podem trazer uma nova visão ao projeto.
*Uma dica importante: utilize post-its para alimentar a matriz, assim o que é suposição pode ser transferido para certezas e certezas podem se tornar dúvidas no meio do caminho (sem precisar que seja riscado o quadro ou feito um novo.)
Exemplo de matriz CSD criada por participantes em workshop da live|work. Clique na imagem para ver em tamanho grande.
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